POLÍTICA DE ACEPTACIÓN FIRMA MANUSCRITA DIGITAL.
- INTRODUCCIÓN.
En la actualidad la comunicación es en su mayoría por medios electrónicos, FARMACIA INSTITUCIONAL utiliza el poder de la firma digital de documentos para su envío y recepción, lo cual nos ayuda a cerciorarnos que el emisor es quien dice ser, que el receptor es el destinatario real y nos facilita en gran medida el intercambio de información y por consiguiente acelera la cantidad de operaciones posibles a realizar en un periodo de tiempo determinado, comparado con los métodos tradicionales.
2. FECHA DE EMISIÓN DE LA POLÍTICA GENERAL DE FIRMA ELECTRÓNICA.
Esta política general de firma electrónica se ha emitido en fecha 04 de mayo 2021, momento a partir del cual entrará en vigor.
- OBJETIVO.
FARMACIA INSTITUCIONAL, tiene como objetivo proporcionar orientación por medio de la siguiente política, implementando un medio tecnológico aceptado para la validación de la identidad de la persona firmante, quien funge como usuaria de la E.P.S COMPENSAR, al suministrar por parte de FARMACIA INSTITUCIONAL medicamentos, insumos médicos, equipos médicos y demás productos prescritos a través de envíos domiciliarios, siendo necesaria la firma digital para su aceptación. La siguiente política será enviada vía correo o podrá ser consultada en nuestra página web, donde emitiremos documentos electrónicos y por lo tanto, un sustituto de las firmas tradicionales dentro de la compañía. Dado que la comunicación se ha convertido principalmente electrónica, el objetivo es reducir la confusión acerca de cuándo se puede confiar en una firma digital.
3. ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.
Esta política aplica a todos los usuarios / afiliados y clientes de FARMACIA INSTITUCIONAL, que pertenezcan a la E.P.S COMPENSAR y requieran el suministro de toda clase de producto farmacéutico prescrito por Compensar. Esta política aplica solamente al correo y documentos firmados digitalmente dentro de la compañía, y no a materiales electrónicos enviados o recibidos de la empresa a otras personas u organizaciones no afiliadas.
4. POLÍTICA.
Una firma digital es un sustituto aceptable para una firma tradicional en cualquier correo o documento interno que la compañía implemente. FARMACIA INSTITUCIONAL cumple con lo señalado en la Ley, y en particular con el Decreto 2364 de 2012 y Decreto 1413 de 2017. Las firmas digitales deben aplicarse únicamente a personas legalmente capaces según la definición dada en el artículo 1502 del Código Civil Colombiano.
5. RESPONSABILIDADES.
La aceptación de una firma digital requiere de una acción específica por parte de los usuarios, tanto del que firma el correo o documento (en adelante, el firmante), como de la empresa que recibe y lee el correo o documento (en adelante, el receptor)
- RESPONSABILIDADES DEL FIRMANTE.
FARMACIA INSTITUCIONAL, al efectuar la entrega del producto médico prescrito mediante MIPRES u orden médica de la E.P.S COMPENSAR, utilizará dispositivos TOKEN electrónicos portátiles por medio de una tableta (Computadora) con pantalla táctil para que el usuario al recibir su producto, acepte el envío por medio de su firma digitalizada en el dispositivo.
Será su responsabilidad aceptar o no el producto por medio de su firma digital, leyendo y entendiendo la presente política.
- RESPONSABILIDADES DEL FARMACIA INSTITUCIONAL.
FARMACIA INSTITUCIONAL, tendrá el deber de proporcionar los medios tecnológicos para que los firmantes inserten su firma al dispositivo debidamente, asegurándose en todo momento que los usuarios conozcan este mecanismo y acepten su tratamiento.
6. CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA.
FARMACIA INSTITUCIONAL, verificará el cumplimiento de esta política a través de diversos métodos, incluyendo, pero no limitado a periódicas revisiones, informes de herramientas de negocio, auditorías internas y externas, así como retroalimentación al usuario.
7. EXCEPCIONES.
FARMACIA INSTITUCIONAL no podrá adoptar la firma digitalizada en certificados digitales software en cliente, permitiéndose exclusivamente en dispositivos token o empleando la firma centralizada o en la nube, en la que el certificado es custodiado en un servidor seguro (HSM). (Decreto 1413 de 2017.)
8. MARCO LEGAL.
Para la implementación de esta política, FARMACIA INSTITUCIONAL se regirá a lo estipulado en las siguientes normas:
- Ley 527 de 1999: Definición firma digital.
- Decreto 1747 de 2000: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados digitales y las firmas digitales.
- Resolución 26930 de 2000 de la Superintendencia de Industria y Comercio: Por la cual se fijan los estándares para la autorización y funcionamiento de las entidades de certificación y sus auditores.
- Decreto 2364 de 2012
- Decreto 1413 de 2017
- RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS.
Todas las Quejas, Reclamos, Consultas y Denuncias sobre el tratamiento de la firma digital se realizarán directamente ante la oficina principal de FARMACIA INSTITUCIONAL ubicada en la Tv. 93 #53-32, Bogotá bodega No. 9 Centro Empresarial el Dorado en el teléfono 7432282 Ext 1027 – 3114508058 o vía correo electrónico en: tratamientodedatos@farmaciainstitucional.co
Cualquier inquietud adicional nos puede escribir a el correo tratamientodedatos@farmaciainstitucional.co atendiéndolos a la mayor brevedad.